“¿Ya estamos todos?”, “¿me escucháis?”, “Fulanita, no se te oye”, “Menganito, desactiva el micrófono que hay ruidos de fondo”… poco más o menos así comienza toda reunión virtual, herramienta que se ha convertido en imprescindible para la convocatoria de varias personas con el fin de abordar un tema en concreto, especialmente en el terreno profesional.
Con este inicio, es fácil adivinar que a los encuentros ‘online’ les sucede lo mismo que a los presenciales: que casi nunca arrancan con puntualidad. Además, existen otros factores a tener en cuenta que pueden convertir una videoconferencia de trabajo en una pérdida de tiempo, como los problemas técnicos, las convocatorias injustificadas o una serie de malas prácticas que es preciso evitar desde el primer momento y que expone Randstadt, empresa líder en el ámbito de los recursos humanos, en un artículo publicado recientemente. De este estudio se extraen los siguientes consejos que pueden ser de gran utilidad para sacar el máximo partido a una reunión virtual:
- Piensa si es necesaria una reunión. Lo primero que hay que decidir es si, para tratar un tema determinado, es estrictamente necesario reunir al equipo o se podría solucionar de manera eficaz con herramientas colaborativas como foros internos, mediante email o por mensajería instantánea. Si fuera necesaria, hay que estructurarla para que no se alargue y no haya que repetirla.
- Planifica. Lo principal es saber cuál es el objetivo de la reunión y, a continuación, plantear los puntos que se van a tratar, incluyendo solo las cuestiones más urgentes y de mayor importancia, obviando aquellas que pueden esperar o se pueden resolver por otra vía. Los temas que finalmente articularán la reunión deben compartirse entre los participantes para que estos puedan preparársela y contar con los recursos necesarios para optimizar tiempos. Además, este paso previo permitirá aprovechar el encuentro al máximo y ahorrar largas introducciones.
- Elige cuidadosamente a los asistentes. Es muy frustrante no saber muy bien por qué estás en una reunión en la que no se requiere tu opinión o participación. Todos se deben implicar y, para que esto sea posible, es importante planificar momentos en los que cada participante tenga su turno de palabra. Igualmente, es imprescindible que haya tiempo para el debate y el intercambio de ideas. Todo esto será posible gracias a una moderación activa que enlace unos razonamientos con otrosy que establezca turnos de intervención equilibrados para que nadie quede por encima de los demás.
- Calcula que la reunión no dure más de una hora. Todo encuentro debe durar el tiempo que sea estrictamente necesario. Si no es así, se pueden crear situaciones que generen estrés o frustración. Está comprobado que la capacidad de atención de las personas baja exponencialmente después de los primeros 45 minutos, por lo que se recomienda que las videoconferencias no duren más de una hora para no arriesgar su productividad. Para ello, será necesario estimar los tiempos que necesita cada tema o cada intervención.
- Elige el momento adecuado. Es recomendable evitar celebrarla en un horario donde se puedan experimentar picos de trabajo. No conviene interrumpir la jornada profesional, por ello hay momentos como a primera hora, última hora o después de un descanso que pueden resultar más adecuados.
- Concluye designando responsables para cada tarea. No conviene que nadie abandone la sala virtual de reuniones sin conocer los acuerdos que se hayan alcanzado y los próximos pasos que se deben seguir. Hay que establecer cuáles van a ser los próximos objetivos y quién será el responsable de cada tarea, así como el plazo en el que deben realizarse.